News
Klokkenluidersdossier
Inhoudstafel
- Beschermingsvoorwaarden
- Gegevens voor een externe melding
- Toepasselijke procedure voor meldingen en opvolging
- Vertrouwelijkheid
- Bescherming tegen represailles – Vertrouwelijke adviezen – Gegevens van de federale coördinator en het Federaal instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens
- Niet-aansprakelijkheid van personen die een melding gedaan hebben bij de bevoegde instantie
1. Beschermingsvoorwaarden
Overeenkomstig de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, en de artikelen 8, 9 en 16 in het bijzonder, zijn dit kortweg gesteld de voorwaarden om beschouwd te worden als een melder :
“Afdeling 1. — Voorwaarden voor bescherming van de melders
Art. 8. § 1. Melders komen voor bescherming krachtens de hoofdstukken 6 en 7 in aanmerking mits:
1° zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van deze wet viel; en
2° zij intern (…) of extern (…) informatie meldden, of informatie openbaar maakten (…)
§ 2. De juridische entiteiten (…) ontvangen de anonieme meldingen van inbreuken en verzekeren dat ze worden opgevolgd. (…)
§ 3. Personen die anoniem informatie over inbreuken hebben gemeld of openbaar gemaakt, maar later zijn geïdentificeerd en het slachtoffer worden van represailles, komen in aanmerking voor bescherming
krachtens de hoofdstukken 6 en 7, in zover ze beantwoorden aan de voorwaarden bedoeld in paragraaf 1.”
Voor meer details kan u er de artikelen 8 en 9 van voornoemde wet op nalezen.
2. Gegevens voor een externe melding
Het is mogelijk een externe melding te doen bij de Nationale Kamer via een platform, bereikbaar met de volgende link:
NKGBintegrity.grantthornton-whistle.com
Het is ook mogelijk ons een brief te sturen op het adres : Henri Jasparlaan 93, 1060 Sint-Gillis, België, ter attentie van de nationaal verslaggevers. U vermeldt daarbij dat het gaat om een « klokkenluidersdossier ».
3. Toepasselijke procedure voor meldingen en opvolging
Elke melding die via het platform gebeurt, zal onderzocht worden door een medewerker van de onderneming Grant Thornton vooraleer het -in functie van de taal van de melder- wordt overgemaakt aan één van de twee nationaal verslaggevers. Het dossier wordt overgemaakt binnen een termijn van zeven dagen na ontvangst van de melding, tenzij uitdrukkelijk anders verzocht door de melder.
Tenzij het om een anonieme melding gaat, zal de bevoegde verslaggever met de melder communiceren op de wijze die door de melder verkozen wordt (e-mail, telefoon of per brief).
Er zal een eerste onderzoek worden gedaan van de melding, waarna de melder op de door hem gekozen wijze wordt geïnformeerd of bijkomende inlichtingen nodig zijn, en of er zaken moeten verduidelijkt worden.
De melder zal hierop binnen de 15 dagen moeten antwoorden.
Er zal in elk afzonderlijk geval feedback worden gegeven binnen de drie maanden, of zes maanden in behoorlijk gerechtvaardigde gevallen.
In elk geval zal het eindresultaat van de onderzoeken naar aanleiding van de melding aan u worden meegedeeld, met inachtneming van de nationale bepalingen die erop van toepassing zijn.
4. Vertrouwelijkheid
Art. 21 van de wet van 28 november 2022 : « Elke verwerking van persoonsgegevens krachtens deze wet, met inbegrip van de uitwisseling of doorgifte van persoonsgegevens door de bevoegde autoriteiten of de federale coördinator, gebeurt overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 en de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Elke uitwisseling of doorgifte van informatie door de instellingen, organen of instanties van de Unie gebeurt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725.
Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding, worden niet verzameld, of worden, indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist.
De naam, de functie en de contactgegevens zowel van de melder en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, als van de betrokkene, met inbegrip van, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer, worden bijgehouden tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard.”
Voor het overige verwijzen we naar de volgende bepalingen :
- artikelen 5 en 13 van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
- artikel 13 van de Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
- artikel 15 van de Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018
5. Bescherming tegen represailles – Vertrouwelijke adviezen – Gegevens van de federale coördinator en het Federaal instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens
We verwijzen naar de federale Ombudsman en het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mensen voor de rechtsmiddelen en de procedures met betrekking tot de bescherming tegen represailles en uw mogelijkheden om vertrouwelijke adviezen te krijgen.
Federale Ombudsman (voor de klokkenluiders: Federale Ombudsman – Centrum Integriteit)
Leuvenseweg 48 bus 6
1000 Brussel
https://www.federaalombudsman.be/nl/contacteer-ons
Federaal Instituut voor de rechten van de mens (FIRM)
Leuvenseweg 48
1000 Brussel
6. Niet-aansprakelijkheid van personen die een melding gedaan hebben bij de bevoegde instantie
« Art. 27. § 1 van de wet van 28 november 2022 :
. § 1. Onverminderd artikel 5, § 1 en § 2, eerste lid, worden personen die informatie over inbreuken melden of een openbaarmaking doen overeenkomstig deze wet, niet geacht een inbreuk te hebben gepleegd op enige bij overeenkomst of bij wettelijke of bestuursrechtelijke bepaling opgelegde beperking op de openbaarmaking van informatie, en kunnen zij op generlei wijze aansprakelijk worden gesteld voor een dergelijke melding of openbaarmaking, mits zij redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de melding of de openbaarmaking van zulke informatie noodzakelijk was voor het onthullen van een inbreuk overeenkomstig deze wet. Onder dezelfde voorwaarden kunnen tegen deze personen geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen worden ingesteld, noch professionele sancties worden uitgesproken omwille van deze melding of openbaarmaking.
Melders kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld of openbaar wordt gemaakt, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.
Voor elke andere mogelijke aansprakelijkheid van melders die voortvloeit uit handelingen of nalatigheden die geen verband houden met de melding of openbaarmaking of die niet noodzakelijk zijn voor het onthullen van een inbreuk overeenkomstig deze wet, blijft het toepasselijk recht gelden.».